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市档案局(市档案馆)
事中事后监管制度
(三)档案安全监管  

档案安全监管是档案行政管理部门的重要职责,包含档案实体安全和信息安全。为切实改变“重指导、轻监管”局面,特制定如下监管措施。

一、监督检查对象

列入国家专业档案目录的档案、保管期限30年或永久的档案、涉及国家安全、公共利益、重大公民利益的档案数据库,上述档案及档案数据的形成、保管单位。

二、监督检查内容

单位保管情况是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规、技术标准、规范性文件中有关档案安全规定。

三、监督检查方式

(一)随机选派执法检查人员,针对专业档案形成单位开展日常执法检查

(二)随机选派执法检查人员,针对公众关注度高、安全隐患大的档案领域组织专项检查

(三)随机选派执法检查人员,随机抽取一定比例列入检查范围的单位开展现场检查

(四)根据投诉举报,随机选派执法检查人员,开展执法检查

四、监督检查程序

(一)县级以上档案行政管理部门应当对专业档案形成单位实施日常检查,日常检查分为定期和不定期巡查、回访。

当地档案行政管理部门对辖区内专业档案形成单位的巡查频次每年不少于1次。

县级以上档案行政管理部门可采取听取汇报、查阅资料、核查现场、安全测评等方式,对单位实施监督检查。对专业档案形成单位进行监督检查时,必须由2名以上档案行政执法人员参加,并出示有效证件,对监督检查的情况和处理结果在全省档案安全信息系统上予以记录,其中《专业档案形成单位巡查、回访记录》由被检查单位负责人签字确认后归档。

专业档案形成单位应当指定有关人员配合档案部门的监督检查工作,如实提供有关资料,回答相关问询,协助检查工作和安全测评。

(二)专项检查可由当地档案行政管理部门自行组织开展,也可由上级档案行政管理部门统一组织实施。

县级以上档案行政管理部门对单位在监督检查中存在问题应按相关法律、法规规定及时进行处理。

(三)单位应每年度应当向当地档案部门提交自查报告。

当地档案行政管理部门对单位的自查报告进行实地抽查时,被抽查的单位数应当控制在总数的10%以内。

(四)市档案局适时开展抽查,发现不符合安全保管条件的专业档案形成单位,责令相关县档案局予以查处。

(五)列入档案登记备份名册的单位,每年9月30日前向所在地档案部门提交上年度《档案工作情况报告》(等同档案工作自查报告),说明30年及永久保管期限档案保存情况,档案数据库运行维护情况,并对年度工作自查报告的真实性负责。档案行政管理部门对单位年度工作报告进行审核,填写《档案安全年度工作自查审核汇总表》报市档案局。

单位应当参加省档案局或市档案局组织的档案安全评价,积极配合档案部门组织的监督检查。

(六)市档案局依据《档案安全年度工作自查审核汇总表》和各地档案安全评价、监督检查情况进行年度考核,并于次年1月底前汇总考核情况,在一定范围进行全市档案安全通报或发布预警、警示信息。

五、监督检查措施及处理

(一)县档案局加强在档案收集、整理、保管、利用等环节的事中监管,加大档案管理的过程性监管力度,发现问题必须立即整改,情节严重的要按照有关法律法规进行处罚。市档案局适时开展安全测评,发现不符合安全条件的单位,责令相关县局予以查处或追责。

(二)县档案局不定期进行档案信息安全后续监管督查,加强信息安全等级评定事后监管。市档案局不定期对县档案局档案信息安全后续监管工作进行抽查,抽查情况以通报形式予以公布。

(三)单位未定期提交自查报告的,档案部门责令限期改正,逾期未改正的,依据档案登记备份规章等规定,建议任免机关对责任人予以处分。

(四)县级以上档案行政管理部门对单位在监督检查中存在问题按相关法律、法规规定及时进行处理。

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