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市档案局(市档案馆)
事中事后监管制度
(四)电子档案监管  

电子档案是归档的电子文件,其有易丢失、易篡改、难保存等特点。为了加强电子档案管理工作,预防档案信息安全事故,保障本市信息和网络安全,落实电子档案监管责任,特制定如下监管制度。

一、监督检查对象

本市行政区域内的机关、企事业单位、团体

二、监督检查内容

单位的形成、保管、利用、移交电子档案行为是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《电子档案移交与接收办法》及相关电子档案安全技术规范的有关规定。主要检查下列事项:

(一)是否建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施,从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记、保证电子文件(电子档案)的产生、处理过程符合规范;

(二)是否采取可靠的安全防护技术措施,保证电子档案的真实性;

(三)是否建立电子档案完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据;

(四)是否建立电子档案有效性管理制度并采取相应的技术保证措施;

(五)电子档案的处理和保存应符合国家安全保密规定,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策,主要有:网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法等;

(六)其他法律、法规规定的检查事项。

三、监督检查方式

(一)全面检查

由市档案局制定计划并组织实施,随机抽取检查对象,随机选派执法检查人员,每年检查数量不得少于本辖区单位总数的15%-25%,重点针对群众举报投诉或者存在安全隐患的单位。单位的全面检查由县级档案部门制定计划,并由县级档案行政管理部门分级组织实施。每年抽查比例为辖区单位的6-10%。同时,根据重点监控单位范围,各地确定辖区内5%左右的部门为重点监控单位,完成每年现场检查一次等要求。

(二)专项检查

以县档案局为主,针对重大隐患问题、网络安全重点领域、上级交办事项等,随机选派执法检查人员,开展专项监督检查。重大、疑难、复杂问题及时向市档案局报告,或由市档案局组织力量查处。

(三)按照属地管理原则,县档案局根据群众投诉举报,其他部门移送开展检查,随机选派执法检查人员开展检查。

(四)日常监督检查

以县档案局为主,在平安浙江考核前随机抽取检查对象,随机选派执法检查人员进行抽查,平安浙江考核后随机抽取检查对象,随机选派执法检查人员开展监督抽查等。

四、监督检查程序

各级档案行政管理部门在实施安全监督检查时,应当有二名以上档案行政执法人员参加,并出示有效的行政执法证件。

各级档案行政管理部门对单位实施监督检查,应当对每次监督检查的内容、发现的问题及处理情况作出记录,并由参加监督检查的行政执法人员和被检查单位的有关负责人签字后归档。被检查单位的有关负责人拒绝签字的,行政执法人员应当将情况记录在案。

各级档案行政管理部门在依法履行监督检查职责时,可以行使下列职权:

(一)进入现场进行检查,向单位和信息中心的负责人和其他有关人员调查、了解有关情况;

(二)根据举报或者取得的涉嫌违法证据,查阅、复制电子档案“收、管、用”、信息系统运行以及其他有关资料;

(三)通过“互联网+监管”等模式,对有证据表明不符合安全技术规范要求或者存在严重事故隐患的电子档案管理系统予以查封、扣押;

(四)对不按规范进行保管的电子档案,物理实体实施查封、扣押;

(五)对违反档案法律规定的行为作出行政处罚决定或行政处分建议。

五、监督检查措施

各级档案行政管理部门在依法履行职责过程中,发现违反《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和相关安全技术规范要求的行为或者电子档案管理存在安全隐患时,应当以书面形式发出档案监督检查执法通知书,责令有关单位及时采取措施予以改正或者消除安全隐患。紧急情况下要求有关单位采取紧急处置措施的,应当随后补发执法通知书。

各级档案行政管理部门在依法履行职责过程中,发现重大违法行为或者电子档案管理存在严重安全隐患时,应当责令有关单位立即停止违法行为、采取措施消除安全隐患,并及时向同级信息和网络安全主管部门和上级档案部门报告。接到报告的档案部门应当采取必要措施,及时予以处理。

对违法行为、严重安全隐患的处理需要当地人民政府和有关部门的支持、配合时,档案行政管理部门应当报告当地人民政府,并通知其他有关部门。有关责任单位应当采取必要措施,及时予以处理。

六、监督检查处理

(一)责令改正;

(二)建议处分。

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